Het komt regelmatig voor dat werknemers een werkgeversverklaring nodig hebben. Het is dan aan jou als salarisadministrateur om deze goed in te vullen. Wat komt hier allemaal bij kijken en waar moet je bijvoorbeeld op letten bij het ouderschapsverlof? We zetten alles voor je op een rij.
Een werkgeversverklaring is een officieel document waarin de werkgever aan de werknemer de arbeidsrelatie bevestigt. Het laat zien dat de medewerker een stabiel en zeker inkomen heeft. Er staat namelijk informatie in over het dienstverband en het salaris. De werknemer heeft dit document bijvoorbeeld nodig voor een lening of huurwoning, of om een hypotheek aan te vragen voor een koophuis. Op basis hiervan besluit de verhuurder of geldverstrekker of diegene de maandelijkse lasten kan betalen. Daarom is het van groot belang dat je alles juist invult.
Er zijn verschillende modellen voor werkgeversverklaringen. Zo heeft de Nationale Hypotheekgarantie (NHG) een eigen model en heeft elke bank een aparte structuur. Toch staan in iedere werkgeversverklaring dezelfde gegevens. Hieronder vind je een uitleg per onderdeel.
Vul op deze plek de naam, het volledige adres, het telefoonnummer en het KvK-nummer in. Het gaat hierbij om de naam van het bedrijf waar de medewerker in dienst is. Je mag dus geen handelsnaam invullen, of een holding als de werknemer werkt bij een onderliggende werkmaatschappij. Het adres moet hetzelfde zijn als het adres bij de Kamer van Koophandel. Zorg verder dat het telefoonnummer een vast nummer is.
Hier komen de volgende gegevens te staan:
Naam, vul ook de meisjesnaam in als daar sprake van is
Adres
Geboortedatum
De datum waarop de werknemer in dienst kwam
Functie
Alles wat je hier invult, moet overeenkomen met wat er op de salarisstrook en in de arbeidsovereenkomst staat. Is dat niet het geval, dan wijst de verhuurder of geldverstrekker de werkgeversverklaring meteen af.
Vul bij dit onderdeel in of de medewerker een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd of een flexibele arbeidsrelatie heeft. Dat laatste is het geval als diegene een oproep-, uitzend- of invalkracht is. Ook hier moeten de gegevens exact kloppen met wat er op de salarisstrook en in het arbeidscontract staat.
Vergeet niet om de optie ‘directeur / aandeelhouder’ in te vullen. Als hier sprake van is, moet je het percentage aandelen opgeven. Daarnaast is de kans groot dat je jaarcijfers van het bedrijf moet delen.
Dit staat ook wel bekend als de verklaring voortzetting dienstverband. Deze rubriek vul je alleen in als de werknemer een contract voor bepaalde tijd heeft. Hiermee verklaart de werkgever dat de medewerker een contract voor onbepaalde tijd krijgt als diegene gelijk blijft functioneren en de bedrijfsomstandigheden niet veranderen. Dit onderdeel onderteken je apart met een handtekening en soms ook met een bedrijfsstempel. De handtekening moet van dezelfde persoon zijn die ook de werkgeversverklaring ondertekent.
Let op: de intentieverklaring is geen juridisch bindend document. Dat betekent dat de werknemer met de ondertekening ervan geen recht heeft op een vast contract. Het besluit over het toekomstige contract staat hier dus los van.
Hier vul je de volgende bedragen in:
Bruto jaarsalaris
Dit moet gelijk zijn aan 12 keer het loon op de salarisstrook of 13 keer bij een 4-wekelijks inkomen. Let verder op dat je bij een parttime werknemer het parttime loon invult, dus niet het salaris op basis van fulltime. Heeft de medewerker ouderschapsverlof? Dan trek je dat van het salaris af, omdat het verlof zorgt voor een lager inkomen. Dit hoeft niet als het ouderschapsverlof nog maximaal 6 maanden duurt. Dan mag je met het gebruikelijke salaris rekenen.
Vakantietoeslag
Deze moet overeenkomen met wat er in de arbeidsovereenkomst staat, bijvoorbeeld 8%. Gaat het om vakantiebonnen? Vermeld dan de totale waarde van de bonnen over de afgelopen 12 maanden.
Onregelmatigheidstoeslag
Vul deze alleen in als de werknemer structureel overwerk uitbetaald krijgt of onregelmatigheidstoeslag of provisie ontvangt. Structureel betekent dat dit standaard bij de functie hoort. Je vermeldt in dat geval het bedrag over de laatste 12 maanden.
Vaste uitkering
Denk hierbij aan een 13e maand, eindejaarsuitkering en een vrij besteedbaar flexibel budget, zoals het persoonlijk keuzebudget (pkb) of individueel keuzebudget (ikb). Je mag deze bedragen alleen meenemen als ze onvoorwaardelijk zijn vastgelegd in de arbeidsovereenkomst. Bij het flexibele budget vul je alleen het deel in dat sowieso als geld wordt uitgekeerd (dus waar geen andere besteding voor verplicht is, zoals een opleiding).
Hierbij gaat het om onderhandse leningen die de werkgever aan de medewerker heeft verstrekt. Als hier sprake van is, dan vermeld je het bedrag, de ingangsdatum en de looptijd. Daarnaast vul je in of de werkgever beslag heeft gelegd op het loon. Zo ja, dan geef je het maandelijkse bedrag van het beslag en de einddatum aan.
Voor een werkgeversverklaring gelden strenge eisen. Volg je deze niet op, dan wijst de geldverstrekker of verhuurder het document af. Dat levert onnodige vertraging op voor de werknemer. En het kost jou meer tijd, omdat je de verklaring opnieuw moet invullen. Houd daarom rekening met de volgende eisen:
Je zet altijd een datum op de werkgeversverklaring, anders geldt deze niet. Na de datum is het document 3 maanden geldig
Je moet alle vragen aankruisen of invullen: er mogen geen open velden zijn
Controleer bij digitaal invullen goed wat de eisen voor de elektronische handtekening zijn. Deze verschillen per aanbieder
1 persoon moet de volledige verklaring verzorgen. Meerdere handschriften zijn niet toegestaan. Als salarisadministrateur mag je dus niet alles invullen en de directeur vervolgens laten tekenen
Als je het op papier doet, vul je alles in met dezelfde pen met blauwe inkt
Je mag geen handmatige correcties doen, dus niet doorhalen en geen Tipp-ex gebruiken. Maak je een foutje? Print de verklaring dan opnieuw uit en vul alles nogmaals in
Als salarisadministrateur bij YouServe krijg je ook de verantwoordelijkheid om werkgeversverklaringen in te vullen of hier de juiste gegevens voor aan te leveren. Je kijkt per werknemer wat de situatie en de bijbehorende bedragen zijn. Omdat die bij elke medewerker anders zijn, is je werk lekker afwisselend. Ben je klaar voor verdieping en volop doorgroeimogelijkheden? Bekijk onze vacatures hieronder en solliciteer meteen!
