Werknemers hebben graag keuzevrijheid in hun arbeidsvoorwaarden. Daarom is de cafetariaregeling bedacht en ingevoerd. Wat is deze regeling precies, wat zijn de voor- en nadelen en waar moet je op letten als salarisadministrateur? We zetten het in dit artikel voor je op een rij.
Dit houdt de cafetariaregeling in
Wat is de cafetariaregeling?
De cafetariaregeling staat ook wel bekend als het cafetariamodel of cafetariastelsel. Het is een keuzesysteem voor arbeidsvoorwaarden. Hierbij kunnen medewerkers een deel van hun brutoloon ruilen voor bepaalde onbelaste vergoedingen of secundaire arbeidsvoorwaarden. Welke dat precies zijn, bepaalt de werkgever. Het cafetariamodel is structureel en is schriftelijk vastgelegd bij de arbeidsvoorwaarden. Het is alleen verplicht als het in de cao staat. Zo niet, dan beslist de werkgever of er wel of geen cafetariaregeling komt. Werknemers hebben er dan dus niet automatisch recht op.
Medewerkers kiezen zelf wanneer en wat ze aanschaffen van de regeling. Daar komt ‘cafetaria’ in de naam vandaan: net als in een cafetaria is een werknemer helemaal vrij in wat diegene bestelt. Alleen gaat het bij de regeling om secundaire arbeidsvoorwaarden in plaats van een salade of patatje.
Voorbeelden van vergoedingen en arbeidsvoorwaarden
Werkgevers hebben veel mogelijkheden om in de cafetariaregeling te verwerken. Dit zijn de populairste opties om uit te ruilen:
● (Elektrische) fiets
● Extra vakantiedagen
● Leaseauto
● Hogere pensioenpremie
● Lidmaatschapskosten van de vakbond
● Studie of opleiding
● Aanvullende reiskostenvergoeding (in 2025 maximaal €0,23 per kilometer)
● Inrichting van de thuiswerkplek (zoals een bureau, stoel en monitor)
De laatste 3 opties kan de werkgever ook belastingvrij vergoeden. In dat geval vallen ze buiten de cafetariaregeling. De werknemer kan deze onderdelen dus uitruilen als de werkgever ze niet op een andere manier vergoedt.
Ruilen met loonbestanddelen
Medewerkers maken een keuze uit de mogelijkheden en ruilen hier een loonbestanddeel voor in, bijvoorbeeld een 13e maand, bonus, vakantiegeld of toeslagen voor overwerk. Het loonbestanddeel heet ook wel de bron en wat er tegenover staat het doel. Het ruilen kan daarnaast met het maandelijkse brutoloon. In dat geval spreidt de werkgever het bedrag vaak over een langere periode, zodat het salaris niet ineens een stuk omlaag gaat. Een werknemer mag dus uitruilen met alle loonbestanddelen en kiest zelf welke. De enige beperking is dat het brutoloon en het aantal wettelijke vakantiedagen niet onder het wettelijk minimum uit mogen komen.
Houd rekening met de werkkostenregeling
Toch zijn de opties niet helemaal eindeloos. Het is voor werkgevers namelijk belangrijk om binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) te blijven. Met de WKR bepalen werkgevers zelf wat ze onbelast aan medewerkers geven, vergoeden of beschikbaar stellen.
Dit zijn de 3 hoofdonderdelen:
1. Vrije ruimte
Dit is het bedrag dat een werkgever onbelast mag besteden aan werknemers. Bij de cafetariaregeling gaat het dan om het uitruilen van een loonbestanddeel dat een werkgever niet onbelast mag vergoeden, zoals een fiets of reiskosten boven de €0,23 per kilometer. In 2025 is de vrije ruimte 2% over de eerste €400.000 van het fiscale loon en 1,18% over de loonsom daarboven.
Geeft een bedrijf meer uit? Dan moet de werkgever 80% belasting betalen over het bedrag dat boven de grens uitkomt. Verder mag van de vrije ruimte een onbeperkt aantal vergoedingen en arbeidsvoorwaarden onder de cafetariaregeling vallen, zolang ze voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Daar lees je hieronder meer over.
2. Gerichte vrijstellingen
Deze zijn ook onbelast, maar gaan niet van de vrije ruimte af. Hier zit dus geen maximumbedrag aan. Enkele voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn een laptop om op te werken, een cursus om het werk goed uit te voeren of een overnachting voor het werk. Onder de cafetariaregeling mag geen noodzakelijke apparatuur vallen, zoals een laptop. De rest mag wel.
3. Nihilwaarderingen en normbedragen
Dit zijn werkvoorzieningen die op €0 zijn gewaardeerd en daardoor onbelast zijn. Deze vallen buiten de vrije ruimte. Het gaat bijvoorbeeld om koffie en thee op kantoor. Voor andere voorzieningen, waaronder kinderopvang geregeld door de werkgever en maaltijden in de bedrijfskantine, gelden normbedragen. Ook deze gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Zowel nihilwaarderingen als normbedragen vallen buiten de cafetariaregeling.
De gebruikelijkheidstoets
De gebruikelijkheidstoets betekent dat werkgevers in de vrije ruimte niet meer dan 30% mogen afwijken van wat gebruikelijk is voor de organisatie. Dus krijgt de directeur een kerstpakket van €500, terwijl de rest van de medewerkers een pakket van €100 krijgt? Dan is die €500 niet gebruikelijk en valt daarom niet onder de vrije ruimte. Daarover moet de werkgever dus belasting inhouden bij de werknemer.
Er is wel een uitzondering. Per werknemer per jaar mag je €2.400 afwijken van wat gebruikelijk is. Dat kan de werkgever besteden aan vergoedingen of verstrekkingen die binnen de vrije ruimte vallen. Buiten de vrije ruimte geldt alsnog de eindheffing van 80%.
Overschrijding van de vrije ruimte
Als organisaties door de cafetariaregeling boven de grens van de vrije ruimte komen, moeten ze 80% eindheffing over dit bedrag betalen. Daarom gaan de meeste werkgevers voor gerichte vrijstellingen, zoals reiskostenvergoeding of studiekosten, en begrenzen ze de onderdelen uit de vrije ruimte. Denk bijvoorbeeld aan een maximaal aantal elektrische fietsen per jaar. Als salarisadministrateur is het goed om in de gaten te houden of de vrije ruimte niet wordt overschreden.
Maar het is niet altijd zwartwit. Het kan per situatie verschillen wat het voordeligst is. De 80% eindheffing berekent de Belastingdienst namelijk over een netto bedrag. Neem bijvoorbeeld een werknemer die een bonus ontvangt. De werkgever vraagt zich af of zij dit tot het loon zal rekenen of als eindloon aan de vrije ruimte zal toevoegen. In het laatste geval gaat de werkgever over de grens van de vrije ruimte heen. De werknemer valt in het hoogste belastingtarief van 49,5%. Dan krijg je de volgende vergelijking:
Bruto bonus € 1.000
Loonheffing € 495 (49,5% van €1.000)
Netto € 505
De loonheffing bij een netto bonus uitkering is dus €495
Bij de eindheffing is 80% over € 505 = €404
In dit geval is het dus voordeliger voor de werkgever om 80% eindheffing te betalen dan om de bonus bij de normale verloning te rekenen.
Wat zijn de voor- en nadelen van de cafetariaregeling?
Met een cafetariaregeling kunnen werknemers dus belast loon ruilen voor onbelaste vergoedingen, vrije tijd of andere arbeidsvoorwaarden. Dit zijn de voordelen van zo’n regeling:
● Op persoonlijke voorkeuren afstemmen. Werknemers bepalen zelf waar ze gebruik van maken. Waar de ene extra vakantiedagen neemt voor een lange reis, gaat de andere voor extra reiskostenvergoeding vanwege een langere reisafstand naar het werk. Op die manier stemt iedereen de regeling af op de eigen situatie.
● Aantrekkelijke werkgever zijn. Voor werkgevers heeft die personalisering als voordeel dat ze aantrekkelijk zijn om voor te werken. Dat maakt het werven van nieuw personeel makkelijker. Ook zorgt het voor meer tevredenheid en waardering onder medewerkers, waardoor ze langer in dienst blijven.
● Belastingvoordeel voor werknemers. Omdat medewerkers belast loon ruilen voor een onbelaste andere beloning, betalen ze onderaan de streep minder loonheffingen. Als iemand bijvoorbeeld kiest voor een elektrische fiets, wordt die betaald van het brutoloon. Daardoor houden ze netto meer over. Maar dit kost de werkgever wel vrije ruimte.
● Belastingvoordeel voor werkgevers. Werkgevers krijgen te maken met lagere sociale premies, want die hoeven ze niet te betalen over het uitgeruilde deel van het salaris.
Daarnaast zijn er ook een paar nadelen:
● Lager brutoloon. Daardoor heeft een werknemer recht op lagere uitkeringen. Ook kan het invloed hebben op de pensioenopbouw. Die wordt bijvoorbeeld lager als een medewerker brutoloon ruilt voor betaalde verlofdagen. Maar dit is niet in alle gevallen zo. De werkgever is verplicht om medewerkers vooraf te informeren wanneer hier sprake van is en welke impact het precies heeft. Zo kunnen mensen de beste keuze voor zichzelf maken.
● Meer administratie. Werkgevers moeten precies bijhouden wie waar gebruik van maakt en dit in hun administratie verwerken. Zowel op de loonstroken als in de HR-personeelsadministratie moet alles exact kloppen. Zo mogen werknemers niet onder het minimumloon uitkomen door de regeling. Alles bij elkaar zorgt dit voor een grotere administratieve last die extra tijd kost.
Het verschil tussen de cafetariaregeling en het keuzebudget
Naast het cafetariamodel bestaat er ook een keuzebudget. Dat heet bijvoorbeeld Individueel Keuzebudget (IKB), Persoonlijk Keuzebudget (PKB) of Employee Benefit. Ook dit budget kan een medewerker inzetten voor bijvoorbeeld extra vrije dagen of een studie. Het grote verschil met de cafetariaregeling is dat het keuzebudget een apart budget is naast het gewone salaris. Hierbij ruilt een werknemer geen loonbestanddelen uit en profiteert niet van belastingvoordeel.
Klaar om de cafetariaregeling zelf toe te passen?
Als salarisadministrateur bij YouServe heb je regelmatig te maken met cafetariaregelingen. Je kijkt per werknemer en per klant op welke manier de regels van toepassing zijn en voert dit door in je berekeningen en loonstroken. Omdat de situatie bij iedereen anders is, is je werk lekker afwisselend. Ben je klaar voor verdieping en volop doorgroeimogelijkheden?
Bekijk onze vacatures hieronder en solliciteer meteen!
